Anzasoft.pl - Programy dla Twojej Firmy

Pytanie: program nie uruchamia się - pojawia się tylko ekran startowy, a po jakimś czasie dodatkowy ekran z informacją o błędzie bazodanowym.
Odpowiedź: przyczyną jest konflikt serwera bazy danych z jednym z programów rezydentnych w danej instalacji Windows. Aby to potwierdzić należy uruchomic Windows w tzw. trybie awaryjnym. W tym celu podczas uruchamiania Windows, w momencie w którym u góry ekranu pojawi sie napis 'Uruchamianie systemu Windows...' należy nacisnąć przycisk 'F8', a następnie wybrać z menu opcję 'Tryb awaryjny'. Jeżeli w trybie awaryjnym Windows program uruchamia się bez problemu, należy zidentyfikować program rezydentny który powoduje konflikt.
Pytanie: problem z wprowadzaniem dat - program nie akceptuje daty wprowadzonej w formacie dzień-miesiąc-rok.
Odpowiedź: w czasie wdrażania programu mogą się pojawić trudności we wprowadzaniu dat. W celu rozwiązania tej kwestii należy zwrócić uwagę na następujące ustawienie Windows (opcja menu Windows: 'Start', 'Ustawienia', 'Panel sterowania', 'Ustawienia regionalne'): zakładka 'Data': styl daty krótkiej - powinien być 'd/M/rr'. Często jest domyślnie ustawiony na 'rrrr/MM/dd' - co powoduje problemy przy wprowadzaniu dat. Można również wybrać odwrotną drogę, czyli dopasować styl daty krótkiej na ekranie 'Preferencji Stacji Roboczej' programu (opcja menu 'Opcje', 'Preferencje', 'Preferencje Stacji Roboczej') do 'rrrr/MM/dd', ale rzadko kiedy użytkownicy preferują wprowadzanie daty w takim właśnie formacie (z rokiem na początku).
Pytanie: problem z drukowaniem - po wybraniu opcji 'Drukuj' nic nie zostaje wydrukowane.
Odpowiedź: w celu usunięcia problemu można spróbować kolejno: a) odinstalować i ponownie zainstalować sterownik drukarki (warto pobrać najnowszy sterownik drukarki ze stron internetowych producenta drukarki), b) usunąć wszystkie pliki tymczasowe z następujących folderów Windows 'SPOOL\PRINTERS' i 'TEMP' (zwykle w lokalizacji foldera systemowego Windows 'C:\WINDOWS'). Jeżeli pomimo wykonania powyższych czynności drukowanie dalej jest niemożliwe, pozostaje jeszcze jedna opcja: należy pobrac z internetu i zainstalowac 'PDF printer driver' - sterownik drukarki umożliwiający wydruk do plików PDF. Pliki PDF można następnie drukować korzystając z bezpłatnego programu firmy Adobe Acrobat. Swietny i darmowy 'PDF printer driver' o nazwie 'CutePDF Printer' jest do pobrania ze strony: http://www.acrosoftware.com/Download.htm
Pytanie: problem z drukowaniem - czcionki na wydruku są zbyt małe.
Odpowiedź: należy zmienić czcionkę wydruku (opcja menu 'Plik', 'Czcionka'). Do wyboru są czcionki 'Arial', MS Sans Serif' oraz 'Times New Roman'.
Pytanie: kliknięcie na przycisk 'scroll' myszki powoduje wystąpienie błędu i zakończenie programu.
Odpowiedź: należy uaktualnić sterownik myszki do najnowszego dostępnego ze stron internetowych producenta myszki. Program nie będzie wtedy wykazywał błędu i zamykał się, niestety przewijanie za pomocą przycisku 'scroll' myszki również nie będzie wtedy działało. Ta kwestia zostanie zaadresowana w jednym z kolejnych uaktualnień programu.
Pytanie: co należy zrobić aby przenieść instalację programu na nowy komputer?
Odpowiedź: należy najpierw zainstalować najnowszą dostępną wersję programu na nowym komputerze, a następnie usunąć plik bazy danych 'Firma114.db' z nowego komputera. Lokalizacja pliku bazy danych jest wyświetlana po wybraniu opcji 'System' na ekranie 'Informacja o Programie' (opcja menu 'Pomoc'). W miejsce usuniętego pliku 'Firma114.db' należy przekopiować plik o tej samej nazwie ze starej instalacji. Identycznie należy postąpić w przypadku foldera dokumentów. Można do tego celu wykorzystać moduł 'Kopia Zapasowa' programu.
Pytanie: czy można zaimportować dane z innych programów?
Odpowiedź: w obecnej wersji jedyną opcją importu jest import danych zgłoszeniowych i rozliczeniowych z programu Płatnik. Importowane są formularze zgłoszeniowe ZUA, ZZA, ZPA, ZFA, ZWUA oraz ZIUA (opcja menu 'Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Import Danych Zgłoszeniowych') oraz formularze rozliczeniowe ZUS RCA, RNA, RZA i RSA bezpośrednio na listy płac (opcja menu 'Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Import Danych Rozliczeniowych'). Korzystając z importu można łatwo utworzyć kartoteki osobowe oraz listy płac za poprzednie miesiące w przypadku wdrażania programu w ciągu roku.
Pytanie: gdzie można dopisać nowe miasta, urzędy skarbowe i inne dane słownikowe?
Odpowiedź: wszelkie dane słownikowe należy dopisywać na odpowiednim ekranie słownika, dostępnym poprzez opcję menu 'Zadania', 'Dodatkowe (Słowniki)'. Dodatkowo, na ekranach kartotek osobowych wprowadzając adres można jednocześnie dopisać do słownika nową nazwę miasta.
Pytanie: zmieniłem coś w kartotece osobowej a lista płac pozostaje dalej niezmieniona - co robię nieprawidłowo?
Odpowiedź: dane z kartotek są przepisywane na listy płac w sensie dosłownym - późniejsza zmiana w kartotece nie powoduje automatycznej zmiany na liście płac. Do zmiany danych na liście płac należy wykorzystać jeden z dostępnych ekranów na ekranie edycji listy płac lub ponownie przeliczyć pozycję (opcja menu 'Działania', 'Przelicz Ponownie Pozycję'), lub usunąć pozycję z listy płac i dopisać ją ponownie. Identyczna sytuacja jest w przypadku rejestru umów cywilnoprawnych. W przypadku umów cywilnoprawnych dane z kartoteki osobowej są najpierw przepisywane do rejestru umów, a następnie z rejestru umów na listy płac.
Pytanie: jak rejestrować w kartotece osobowej podwyższone koszty uzyskania przychodów?
Odpowiedź: na ekranie 'Szczegóły Dotyczące Wybranej Osoby' służy do tego celu zakładka 'Ogólne' w pozycjach dotyczących podatku dochodowego. Koszty uzyskania przychodów w kartotece osobowej są podane procentowo w odniesieniu do kwoty kosztów uzyskania na ekranie 'Stawki Podatku Dochodowego - Skala Podatkowa'. Uwaga: pozycja opisowa 'Podstawa kosztu uzyskania przychodów' nie jest powiązana z samą kwotą kosztów - należy kwotę kosztów wprowadzić oddzielnie. Podobnie jak koszty uzyskania przychodów jest w kartotece osobowej rejestrowana również kwota wolna.
Pytanie: jak wydrukować rachunek do umowy zlecenia/o dzieło?
Odpowiedź: rachunek do umowy zlecenia/o dzieło można wydrukować wykorzystując opcję menu 'Działania', 'Wydruk Rachunku do Umowy' na ekranie edycji odpowiedniej listy płac. Uwaga: opcja menu 'Zadania', 'Wydruki Dokumentów', 'Rachunek do Umowy' służy jedynie do przeglądania/wydruku rachunków zapisanych wcześniej do pliku (w celu np. poźniejszego wydrukowania duplikatu') - nie można wykorzystując tę opcję utworzyć nowy rachunek.
Pytanie: jak rozliczać właścicieli? Czy można programem rozliczać osoby współpracujące z właścicielami?
Odpowiedź: program umożliwia zautomatyzowanie każdej formy rozliczania właścicieli poprzez wpisanie do kartoteki osobowej odpowiednich formuł. Po wpisaniu do kartoteki osobowej właściciela formuł, aby rozliczyć właściciela w wybranym miesiącu należy na ekranie 'Listy Płac i Rozliczenia' dopisać nowe rozliczenie oraz wybrać dla tego rozliczenia rodzaj 'Rozliczenia właścicieli (kwoty zadeklarowane)'. Do takiego rozliczenia należy następnie dopisać właściciela. Czynność tę należy wykonywać w każdym miesiącu, w którym rozliczany jest właściciel. Program umożliwia w analogiczny sposób rozliczanie osób współpracujących z właścicielami.
Pytanie: jak zmienić miejscowość i datę wystawienia dokumentu, np. umowy o pracę?
Odpowiedź: należy w tym celu wykorzystać opcję menu 'Działania', 'Edycja Wybranych Pozycji Dokumentu' na ekranie wydruku dokumentu.
Pytanie: jak rejestrować wypłaty dokonywane za miesiąc poprzedni w miesiącu następnym?
Odpowiedź: w celu rozliczenia wypłat dokonywanych za miesiąc np. grudnień w styczniu, należy listę płac utworzyć w grudniu i nadać tej liście styczniową datę wypłaty/dokonania.
Pytanie: czy są dostępne inne wersje programu, np. wielostanowiskowa?
Odpowiedź: tak. Informacja o dodatkowych wersjach programu jest dostępna na stronach producenta programu. Kontakt do producenta jest dostępny poprzez opcję menu 'Pomoc', 'Kontakt z Producentem'.

Pytania dotyczące rozliczeń

Jak właściwie korzystać z formuł, na przykładzie wynagrodzenie zasadniczego?

Właściwe wykorzystanie formuł najlepiej pokazuje przykład wynagrodzenia zasadniczego dla zatrudnionego od 5-10-2001 na czas nieokreślony z płacą zasadniczą 1000zł. Powinno ono być to wynagrodzenie określone formułą prostą '1,0 * Płaca zasadnicza' z datą 'od' '5-10-2001' i bez daty 'do', oraz z kodem ZUS '11- wynagrodzenie zasadnicze'. Zmiennej 'Płaca zasadnicza' należy następnie nadać wartości na ekranie 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzenia/Rozliczeń dla Zatrudnionego'. Nadaje się te wartości w przedziałach wielomiesięcznych, tzn. należałoby wprowadzić:

Obowiązuje od: 'Październik', '2001'

do:

Wartość/ilość miesięcznie: 1.000,00

Warto zwrócić uwagę na to, że wartość zmiennej jest określona od początku października, podczas gdy pracownik został zatrudniony od 5 października. Jest to zrobione prawidłowo, ponieważ datę 'od' wynagrodzenia zasadniczego ogranicza sama formuła. Dodatkowo, nawet gdyby formuła nie posiadała określonej daty 'od' (brak daty 'od' oznacza, że obowiązuje ona od zawsze), datę 'od' przy dopisywaniu zatrudnionego do listy płac stanowiłaby data zatrudnienia pracownika wprowadzona na ekranie 'Historia Zatrudnienia'.

Czasem użytkownicy definiują wynagrodzenie zasadniczego za pomocą wyłącznie samej formuły, wykorzystując opcję 'Kwota' i określają wynagrodzenie zasadnicze kwotą '1.000,00' od '5-10-2001' i bez daty 'do'. Takie rozwiązanie nie jest jednak warte polecenia, chociaż jego efekt na listach płac jest identyczny. Przy częstych zmianach wynagrodzenia prowadzi ono do 'zatłoczenia' nieprzygotowanej na przechowywanie większej ilości danych zakładki 'Składniki wynagrodzenia' - 'Formuły proste' na ekranie 'Szczegóły Dotyczące Wybranej Osoby'.

Jak od podstaw utworzyć listę płac z wynagrodzeniem zasadniczym?

Sekwencja czynności w celu utworzenia listy płac dla nowego pracownika jest następująca:

1. Wprowadzenie danych o zatrudnionym ('Zadania', 'Kartoteki Osobowe', 'Pracownicy'). W celu wprowadzenia danych o zatrudnionym można też skorzystać z importu danych z programu Płatnik (opcja menu 'Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Import Danych Zgłoszeniowych'). Formuła wyliczająca wynagrodzenie zasadnicze jest automatycznie dopisywana do kartoteki każdego nowego pracownika. Wartości zmiennej 'Płaca zasadnicza' należy wprowadzić samemu (opcja menu 'Działania', 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzeń dla Pracownika'). Płacę zasadniczą definiuje się dla okresów miesięcznych.

2. Utworzenie nowej listy płac ('Zadania', 'Wynagrodzenia i Rozliczenia', 'Wynagrodzenia - Listy Płac/Rozliczenia') rodzaju 'Wynagr. zasadnicze i inne skł. miesięczne',

3. Dopisanie do tak utworzonej listy płac nowego pracownika (opcja menu 'Działania', 'Dopisz Pracownika'). Wszystkie parametry wynagrodzenia i rozliczenia pracownika są automatycznie umieszczone na liście płac,

4. Zweryfikowanie utworzonej listy płac ('Zadania', 'Wydruki Wynagrodzeń', 'Raport Weryfikujący Listy Płac'),

5. Wydrukowanie utworzonej listy płac ('Zadania', 'Wydruki Wynagrodzeń', 'Listy Płac').

Jak utworzyć całkowicie zautomatyzowany system płacowy?

W celu utworzenia całkowicie zautomatyzowanego systemu płacowego należy przede wszystkim zweryfikować dostępne rodzaje list płac ('Konfiguacja Wynagrodzeń i Rozliczeń') z rzeczywistymi potrzebami firmy i dokonać odpowiednich korekt. Domyślnie instalowane razem z programem rodzaje powinny być wystarczające dla większości przypadków. Należy zwrócić szczególną uwagę na przyporządkowanie każdemu z rodzajów list (zwłaszcza tym nowo dopisanym) właściwej listy dostępnych na nich składników wynagrodzenia. Możliwe do wykorzystania składniki definiuje się na ekranach 'Definiowanie Składników Wynagrodzenia' oraz 'Definiowanie Świadczeń i Przerw' (opcja menu 'Konfiguacja Wynagrodzeń i Rozliczeń').

Następnym krokiem jest zadeklarowanie odpowiednich formuł składników wynagrodzenia w kartotece osobowej zatrudnionego (zakładka 'Składniki Wynagrodzenia'). Każda z formuł posiada nazwę składnika, którego dotyczy, zakres dat w których obowiązuje, oraz wyrażenie na podstawie którego jest wyliczana. Przy dopisywaniu zatrudnionego do listy płac na podstawie tych formuł wyliczane są kwoty składników. Na wybraną listę płac wchodzą wyłącznie składniki dopuszczalne na wybranym rodzaju listy. W ten sposób, dla pracownika można np. zdefiniować w kartotece formuły dla wynagrodzenia zasadniczego i premii kwartalnej, wynagrodzenie zasadnicze będzie dopisywane w momencie dopisywania pracownika do tworzonej co miesiąc listy 'Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki miesięczne', natomiast premia kwartalna w momencie dopisywania do tworzonej co kwartał listy płac 'Premia kwartalna'.

Dodatkowo do zautomatyzowanego wyliczania i umieszczania składników na liście płac, składniki miesięczne są weryfikowane przez raport weryfikujący dla każdego zatrudnionego w skali całego miesiąca, aby uniknąć sytuacji w której wypłacono za dużo lub za mało, bez konieczności uciążliwej weryfikacji manualnej. Dodatkowo weryfikowane jest cały szereg innych elementów wynagrodzenia takich jak np. wykorzystana stawka, kwota wolna i koszty dla podatku dochodowego, składki ubezpieczeń na ub. społeczne i wiele innych. Lista weryfikowanych elementów jest sukcesywnie zwiększana w nowych wersjach programu.

Jak rejestrować i zautomatyzować rozliczanie wynagrodzeń godzinowych?

Program umożliwia rozliczanie pracowników godzinowych. Służą do tego celu odpowiednie zmienne dotyczące wynagrodzeń, oraz formuły w kartotece osobowej zatrudnionego. Sekwencja czynności w celu rejestracji oraz zautomatyzowania naliczania wynagrodzenia godzinowego może być następująca:

1. Dla pracownika, na ekranie 'Pracownicy' (opcja menu 'Zadania', 'Kartoteki Osobowe'), należy dopisać nową zmienną dot. wynagrodzenia (opcja menu 'Działania', 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzenia Osoby'), nazwać ją np. 'Ilość godzin' i zdefiniować jako: dotyczy 'Skł. wynagrodzenia', oraz wartość wprowadzana w podziale na okresy 'Dni'. Następnie zmiennej tej należy nadać odpowiednie wartości na ekranie: 'Wprowadzanie Wartości dla Zmiennej' ('Zadania', 'Wynagrodzenia i Rozliczenia', 'Wprowadzanie Wartości dla Zmiennych Pracownika').

Uwaga: Zmienne dla których wartości są wprowadzane w okresach miesięcznych i w podziale na dni mają wprowadzanie wartości w innym miejscu niż zmienne 'wielomiesięczne', ponieważ modyfikacja ich wartości zostaje zablokowana po zamknięciu miesiąca.

2. Dla firmy, na ekranie 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzeń dla Firmy' (opcja menu 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń') należy dopisać nową zmienną, nazwać ją np. 'Stawka za godzinę' i zdefiniować jako: dotyczy 'Skł. wynagrodzenia', oraz wartość wprowadzana w podziale na okresy 'Wielomiesięczne'. Zmiennej tej należy nadać odpowiednie wartości na ekranie 'Wprowadzanie Wartości dla Zmiennej' otwieranym poprzez kliknięcie na przycisk '...' przy nazwie zmiennej na ekranie definicji.

3. Należy dopisać nowy składnik wynagrodzenia: 'Wynagrodzenie godzinowe' i odpowiednio określić atrybuty tego składnika na ekranie 'Definiowanie Składników Wynagrodzenia' (opcja menu 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń'):

kod '50' - 'Wynagrodzenie godzinowe', nie redukowany za czas absencji, wchodzi do podstawy ubezpieczeń społecznych i zasiłku chorobowego, zdrowotnego i do podstawy opodatkowania, wchodzi do wynagrodzenia urlopowego jako składnik zmienny, kwota jest wypłacana jako 'Składnik wynagrodzenia - umowa o pracę', RNA - tak, oraz weryfikacja kwoty składnika jest dokonywana każdego miesiąca.

4. Należy dopisać składnik wynagrodzenia 'Wynagrodzenie godzinowe' do listy dopuszczalnych składników na liście płac rodzaju 'Wynagr. zasadnicze i inne skł. mies.'. W tym celu, na ekranie 'Rodzaje List Płac ze Składnikami Wynagrodzenia' (opcja menu 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń') należy wybrać opcję menu 'Działania', 'Składniki Wynagrodzenia Dostępne na Wybranym Rodzaju List Płac/Rozliczeniu'.

5. W kartotece osobowej pracownika, na ekranie 'Szczegóły Dot. Wybranej Osoby' należy wprowadzić następującą formułę w celu zautomatyzowania rozliczania wynagrodzenia godzinowego: zakładka 'Skł wynagrodzenia', podzakładka 'Formuły złożone':

Nazwa: '50 - Wynagrodzenie godzinowe'

Daty od i do

Wartość: formuła: 1,0000 * 'Stawka za godzinę' * 'Ilość godzin'

Tak zdefiniowany składnik wynagrodzenia będzie automatycznie wyliczany i dopisywany do listy płac z wynagrodzeniem zasadniczym w momencie dopisywania pracownika do listy.

Jak zautomatyzować naliczanie prowizji?

Załóżmy, że pracownikowi od listopada 2001, oprócz wynagrodzenia zasadniczego 1700,00 zł przysługuje prowizja, wynosząca 1,5% od wykonanej przez tego pracownika sprzedaży ponad 40000,00 zł. Sekwencja czynności w celu rejestracji oraz zautomatyzowania naliczania takiej prowizji jest następująca:

1. Należy wprowadzić zmienną 'Sprzedaż ponad 40000 zł' na ekranie 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzenia Osoby' (opcja w menu 'Działania' na ekranie 'Pracownicy') jako: dotyczy 'Skł. wynagrodzenia', oraz wartość wprowadzana w podziale na okresy 'Miesięczne'. Dodatkowo należy wprowadzić wartości dla zmiennej 'Płaca zasadnicza': 1700 zł od listopada 2001. Zmienna 'Płaca zasadnicza' posiada wartości definiowane w okresach wielomiesięcznych. Aby wprowadzić wartość dla tej zmiennej należy kliknąć na przycisk '...' przy jej nazwie.

2. Na ekranie 'Wprowadzanie Wartości dla Zmiennej' ('Zadania', 'Wynagrodzenia i Rozliczenia', 'Wprowadzanie Wartości dla Zmiennych Pracownika') należy nadać zmiennej 'Sprzedaż ponad 40000 zł' odpowiednią wartość, np. 20000,00 w miesiącu Listopad 2001. Zmienne dla których wartości są wprowadzane w okresach miesięcznych i w podziale na dni mają wprowadzanie wartości w innym miejscu niż zmienne 'wielomiesięczne', ponieważ modyfikacja ich wartości zostaje zablokowana po zamknięciu miesiąca.

3. Na ekranie 'Szczegóły dot. Wybranej Osoby', dodatkowo do wynagrodzenia zasadniczego, należy dopisać następującą formułę prostą dla prowizji:

Nazwa: '50 - Prowizja'

Data od: '1-11-2001', bez daty do, tzn. bez ograniczenia czasowego

Wartość: formuła: 0,015 * 'Sprzedaż ponad 40000 zł'

4. Należy utworzyć listę płac rodzaju 'Wynagrodz. zasadnicze i inne składniki miesięczne' w miesiącu listopad 2001 i do tej listy dopisać pracownika. Kwota brutto wynagrodzenia powinna wynosić 2000 zł (1700 zł płacy zasadniczej i 300 zł prowizji (1,5% * 20000 zł).

Jak zautomatyzować naliczanie dodatku stażowego?

Załóżmy, że zgodnie z regulaminem wynagradzania, pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek stażowy. Przy ustalaniu uprawnień do dodatku uwzględniane są jedynie okresy zatrudnienia u obecnego pracodawcy oraz ewentualnie inne okresy wyraźnie wskazane przez przepisy wyższej rangi. Wysokość dodatku stażowego wypłacanego co miesiąc wynosi 5% wynagrodzenia zasadniczego za 5 lat zatrudnienia i wzrasta corocznie o 1%, maksymalnie do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

W celu umożliwienia wprowadzenia formuły wyliczającej dodatek stażowy w sposób przedstawiony powyżej, w programie została wprowadzona zmienna systemowa 'Staż (dodatek stażowy)'. Zmienna ta jest wyliczana na podstawie historii zatrudnienia pracownika wprowadzonej na ekranie 'Historia Zatrudnienia', który jest dostępny jako jedna z opcji menu 'Działania' po otwarciu kartoteki osobowej pracownika. Każdy z wprowadzonych na tym ekranie okresów zatrudnienia można odpowiednio sklasyfikować w odniesieniu do m.in. dodatku stażowego.

W wersji danych wcześniejszej niż 1145 (wersję danych można sprawdzić wybierając opcję menu 'Pomoc', 'Informacja o Programie' - opcja 'System'), należy samemu dokonać zmiany konfiguracyjnej w 'Konfiguracji Wynagrodzeń i Rozliczeń' (w wersji 1145 i pózniejszych ta zmiana została już wprowadzona): na ekranie 'Definiowanie Składników Wynagrodzenia' należy dopisać składnik o kodzie '50' - 'Dodatek stażowy'. Składnik ten powinien mieć następującą definicję: nie być redukowany za czas absencji, nie wchodzić do podstawy ubezpieczeń społecznych (chyba, że regulamin wynagradzania pracowników stanowi inaczej), wchodzić do podstawy opodatkowania, wchodzić do wynagrodzenia urlopowego jako składnik stały, kwota wypłacana jako składnik wynagrodzenia - umowa o pracę, RNA - tak, oraz weryfikacja kwoty składnika jest dokonywana każdego miesiąca. Składnik ten powinien zostać dopisany do listy dopuszczalnych składników na liście płac rodzaju 'Wynagr. zasadnicze i inne skł. mies.'. W tym celu, na ekranie 'Rodzaje List Płac ze Składnikami Wynagrodzenia' (opcja menu 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń') należy wybrać opcję menu 'Działania', 'Składniki Wynagrodzenia Dostępne na Wybranym Rodzaju List Płac/Rozliczeniu'.

W kartotece osobowej pracownika, na ekranie 'Szczegóły Dot. Wybranej Osoby' należy wprowadzić następującą formułę w celu zautomatyzowania naliczania dodatku stażowego: zakładka 'Skł wynagrodzenia', podzakładka 'Formuły złożone':

Nazwa: '50 - Dodatek stażowy'

Data od: data początkowa od kiedy dodatek stażowy się należy, w omawianym powyżej przypadku data zatrudnienia + 5 lat

Data do: nie wpisywać daty 'do'

Wartość: formuła: 0,0100 * 'Staż' * 'Płaca zasadnicza'

Tak zdefiniowany składnik wynagrodzenia będzie automatycznie wyliczany i dopisywany do listy płac z wynagrodzeniem zasadniczym w momencie dopisywania pracownika do listy.

W jaki sposób rozliczać w programie świadczenie urlopowe?

Sekwencja czynności do wykonania w celu poprawnego rozliczenia wypłat świadczenia urlopowego jest następująca:

1. Należy dodać nowy składnik wynagrodzenia: 'Świadczenie urlopowe' i odpowiednio go zdefiniować na ekranie 'Definiowanie Składników Wynagrodzenia' (opcja menu 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń'): kod '50' - 'Świadczenie urlopowe', nie redukowany za czas absencji, nie wchodzi do podstawy ubezpieczeń społecznych i zasiłku chorobowego, wchodzi do podstawy zdrowotnego i do podstawy opodatkowania, nie wchodzi do wynagrodzenia urlopowego, kwota wypłacana jako składnik wynagrodzenia - umowa o pracę, RNA - tak, oraz weryfikacja kwoty składnika jest dokonywana tylko wtedy, gdy został wypłacony.

2. Należy utworzyć nowy rodzaj list płac zawierający składniki na ekranie ''Rodzaje List Płac ze Składnikami Wynagrodzenia' (opcja menu: 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń'): opis - 'Świadczenia urlopowe', źródło przychodu dla deklaracji PIT - 'Wynagrodzenie', kolejność podpowiedzi np. 135, przysługuje za okres (do oblicz. chorobowego) - 'Nie uwzględniane do obliczeń', automatycznie dopisywać potrącenia - 'Tak', ekran edycji - 'Składniki wynagrodzenia'. Po zapisaniu nowego rodzaju listy płac należy kliknąć na przycisk '...' z prawej strony pozycji i na ekranie 'Składniki Wynagrodzenia Dostępne na Wybranym Rodzaju List Płac/Rozliczeniu', dopisać pozycję z kodem '50' - Świadczenie urlopowe'.

3. Należy wprowadzić zmienną dotyczącą wynagrodzeń dla firmy 'Świadczenie urlopowe' na ekranie 'Definiowanie Zmiennych dot. Wynagrodzeń dla Firmy' (opcja menu: 'Zadania', 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń') jako: dotyczy 'Skł. wynagrodzenia', oraz wartość wprowadzana w podziale na okresy 'Wielomiesięczne'. Dodatkowo należy wprowadzić odpowiednie wartości dla tej zmiennej. Aby wprowadzić wartości należy kliknąć na przycisk '...' po prawej stronie pozycji tej zmiennej.

4. Dla wybranego pracownika, na ekranie 'Szczegóły dot. Wybranej Osoby', dodatkowo do wynagrodzenia zasadniczego, należy wprowadzić następującą formułę prostą dla świadczenia urlopowego:

Nazwa: '50 - Świadczenie urlopowe'

Daty od i do

Wartość: formuła: 1,0000 * 'Świadczenie urlopowe'

5. Na ekranie 'Wynagrodzenia - Listy Płac/Rozliczenia' (opcja menu 'Zadania', 'Wynagrodzenia i Rozliczenia'), należy wprowadzić nową listę płac rodzaju 'Świadczenia urlopowe' i dopisać pracownika do tej listy. Wartość świadczenia i inne dane zostaną dopisane automatycznie.

Jak zautomatyzować dokonywanie stałych potrąceń z wynagrodzenia?

Pierwszym krokiem w celu zautomatyzowania stałych potrąceń z wynagrodzenia zdefiniowanie nazw i właściwości potrąceń ('Konfiguacja Wynagrodzeń i Rozliczeń', 'Definiowanie Potrąceń'), a następnie zadeklarowanie odpowiednich formuł potrąceń w kartotece osobowej zatrudnionego (zakładka 'Potrącenia'). Np. pracownik, z którego wypłaty w miesiącach od maja 2000 do kwietnia 2001 potrącane jest ubezpieczenie na życie w kwocie stałej 30zł miesięcznie powinien mieć wprowadzoną następującą pozycję na zakładce potrącenia ('Formuły proste'): Nazwa: 'Ubezpieczenie na życie', daty: od '1-5-2001' do '30-4-2001', kwota: 'kwota, 30,00'. Właściwości potrącenia 'Ubezpieczenie na życie' należy zdefiniować na ekranie 'Definiowanie Potrąceń', tzn. nadać mu nazwę, kolejność potrącania, redukowanie lub nie podstaw stawek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego, itp. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie pozycji: Nazwa: 'Ubezpieczenie na życie', daty: od '1-5-2001' do '30-4-2001', kwota: 'formuła, 1,00 * Stawka ubezpieczenia na życie', gdzie 'Stawka ubezpieczenia na życie' jest zmienną firmy (deklarowaną na ekranie 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń','Definiowanie Zmiennych Dotyczących Wynagrodzeń dla Firmy'). W tej drugiej sytuacji korzystne jest to, że raz wyspecyfikowaną stawkę ubezpieczenia dla całej firmy, można łatwo zmieniać od razu dla wszystkich zatrudnionych opłacających to ubezpieczenie, oraz dodatkowo posiada się łatwo dostępną historię zmian tej stawki w czasie.

Innym przykładem może być sytuacja, w której zatrudnionemu potrącane są alimenty w kwocie 2000zł (od 1-1-2001), oraz tytuł wykonawczy inny niż alimenty w kwocie 3000zł (od 1-1-2001 do 31-7-2001). Taka sytuacja wymaga wprowadzenia następujących dwóch pozycji (na zakładce 'Formuły złożone'):

1. Nazwa: 'Tytuł wykonawczy - alimenty', daty: od '1-1-2001', brak daty do, kwota: 'kwota 2000,00', max.: 'formuła 0,6 * Wynagr. netto bez potrąceń na liście',

2. Nazwa: 'Tytuł wykonawczy - inny niż alimenty', daty: od '1-1-2001', do '31-7-2001', kwota: 'kwota 3000,00', max.: 'formuła 0,6 * Wynagr. netto bez potrąceń na liście - 1,0 * Kwota już potrącona na liście'.

Warto tutaj podkreślić dwie sprawy: a) potrącenia zawsze dotyczą wszystkich list płac na które wprowadza się zatrudnionego w wybranym miesiącu (którego te potrącenia dotyczą), do kwoty potrącenia, oraz b) dodatkowo do zautomatyzowanego umieszczania potrąceń na liście płac, potrącenia są weryfikowane przez raport weryfikujący dla każdego zatrudnionego w skali całego miesiąca, aby uniknąć sytuacji w której potrącono za dużo lub za mało, bez konieczności uciążliwej weryfikacji manualnej.

Jak rozliczać umowy cywilno-prawne?

Sekwencja czynności wykonywanych w celu rozliczenia umowy cywilnoprawnej jest następująca:

1. Wprowadzenie umowy do rejestru (opcja menu 'Zadania', 'Kartoteki Dodatkowe', 'Rejestr Umów Cywilno-prawnych'), wydrukowanie/edycja treści umowy (w przypadku umów zlecenia i o dzieło) - opcja menu 'Działania', 'Wydruk Umowy', oraz eksport danych zgłoszeniowych do programu Płatnik (umowy zlecenia i agencyjne),

2. Utworzenie odpowiedniej listy płac ('Zadania', 'Wynagrodzenia i Rozliczanie Zatrudnionych', 'Wynagrodzenia - Listy Płac/Rozliczenia'),

3. Dopisanie umowy do nowo-utworzonej listy płac ('Działania', 'Dopisz Umowę Cywilno-prawną Pracownika/Zleceniobiorcy'), wydruk rachunku do umowy ('Działania', 'Wydruk Rachunku'), oraz wydruk przelewu ('Działania', 'Wydruk Przelewu/Wpłaty Gotówkowej'),

4. Eksport danych rozliczeniowych do programu Płatnik ('Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Eksport Danych Rozliczeniowych i Zgłoszeniowych').

Jak poprawnie rozliczać zasiłki: rodzinny, pielęgnacyjny lub wychowawczy?

Aby poprawnie rozliczyć zasiłki: rodzinny, pielęgnacyjny lub wychowawczy, należy:

1. W kartotece osoby, na zakładce ''Przerwy/świadczenia' i podzakładce 'Świadczenia' (w przypadku gdy płatnik jest uprawniony do wypłaty tych zasiłków), lub 'Przerwy' (w przypadku gdy płatnik nie jest uprawniony do ich wypłaty) należy dopisać następujące pozycje:

Rodzaj: 'Zasiłek rodz., piel., lub wych.'

Daty 'od' i 'do'

Kod ZUS: 'X_1 - Zasiłek rodzinny', 'X_2 - Zasiłek pielęgnacyjny', lub 'X_3 - Zasiłek wychowawczy'

Po wybraniu kodu ZUS pojawia się przycisk '...' na który należy kliknąć i uzupełnić dodatkowe dane o zasiłku (ilość osób, dzieci, współmałżonek, itp.)

Uwaga: Pozycje o kodach ZUS 'X_1', 'X_2', 'X_3' nie są eksportowane do programu Płatnik na formularzu ZUS RSA, natomiast umożliwiają one utworzenie odpowiedniego rozliczenia dotyczącego zasiłku, które jest eksportowane.

2. Należy otworzyć ekran 'Wynagrodzenia - Listy Płac/Rozliczenia' i dopisać listę płac 'Zasiłki: rodzinny i pielęgnacyjny', lub 'Zasiłek wychow. i pozostałe świadcz.', w zależności od rodzaju rozliczanego zasiłku.

3. Do nowo dopisanej listy płac należy dopisać zasiłek wybranego pracownika. W tym celu należy wybrać opcję menu 'Działania' 'Dopisz Świadczenie Pracownika', a następnie wybrać pozycję zasiłku.

Po wykonaniu całej powyższej sekwencji czynności rozliczenie zasiłku dla pracownika jest kompletne i można je wyeksportować do programu Płatnik, lub wydrukować na odpowiednich deklaracjach dla urzędu skarbowego.

Jak wprowadzać świadczenia z ubezpieczenia chorobowego?

Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego przysługują wszystkim osobom związanym z firmą, które opłacają aktualnie składkę na ubezpieczenie chorobowe. Świadczenia te są automatycznie wyliczane i wstawiane na listę płac ze świadczeniami, 'Świadczenia w razie choroby/macierzyństwa (karta zasiłkowa), jeżeli zostały wcześniej umieszczone na zakładce 'Przerwy/świadczenia' na szczegółach dotyczących wybranej osoby w kartotece osobowej. Świadczenia te są umieszczane na zakładce 'Świadczenie', na ekranie szczegółów rozliczenia pozycji na liście płac. Prawidłowość uwzględnienia składników przy wyliczaniu podstawy świadczenia można zweryfikować na ekranie 'Ustalenie Podstawy Wynagrodzenia za Czas Niezdolności do Pracy', dostępnym poprzez przycisk 'Wylicz Podstawę...' na zakładce zawierającej świadczenie.

Okres, z jakiego wyliczana jest automatycznie podstawa świadczeń z ubezpieczenia chorobowego jest określony w kartotece osobowej pracownika (zakładka 'Przerwy/świadczenia' na szczegółach dotyczących wybranej osoby). Wyliczone w ten sposób świadczenie można zawsze odpowiednio skorygować, czy wyliczyć ponownie. Warto też zawsze po dokonaniu zmian, czy wprowadzeniu świadczenia na listę płac wydrukować zestaw raportów dokumentujących sposób wyliczenia podstawy świadczenia.

Jak rozliczać świadczenia w przypadku gdy płatnik nie jest uprawniony do ich wypłaty?

W przypadku gdy płatnik nie jest uprawniony do wypłaty określonych świadczeń, należy pozycje odkpowiadające takim świadczeniom wprowadzać do kartoteki osobowej na zakładce 'Przerwy/świadczenia' i podzakładce 'Przerwy'. Tak wprowadzone świadczenia będą wprowadzane na listy płac/rozliczenia, oraz eksportowane do programu Płatnik z kwotą 0. Należy podkreślić, że o sposobie rozliczenia świadczenia nie decyduje to, w jaki sposób świadczenie zostało wprowadzone do kartoteki osobowej, a nie to, czy Płatnik rozlicza się na formularzach RCA lub RNA (w/g definicji na ekranie 'Szczegóły Dotyczące Firmy' - opcja menu 'Zadania', Rozpoczęcie Działalności, Roku, lub Miesiąca', 'Firma').

Zgodnie z ustawą z dn. 1 grudnia 1994r. o zasiłkach rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych, prawo do wypłaty zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 5 pracowników. W przypadku zasiłku wychowawczego, prawo do wypłaty zasiłku ma pracodawca który udzielił urlopu wychowawczego, a jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania zasiłków w razie choroby lub macierzyństwa - właściwa terenowo jednostka organizacyjna ZUS.

Zgodnie z ustawą z dn. 25 czerwca 1999r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:

Art. 61.

1. Prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

1) płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z zastrzeżeniem pkt 2 lit. d),

2) Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

a) ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

b) ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

c) ubezpieczonym będącym duchownymi,

d) osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia.

2. Liczbę ubezpieczonych, o której mowa w ust. 1, ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Jak wprowadzać wynagrodzenie za urlop (urlopowe)?

Wynagrodzenie za urlop przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Wynagrodzenie urlopowe jest wyliczane oddzielnie dla każdego składnika wynagrodzenia. Jest ono automatycznie wyliczane i wstawiane na listę płac w odniesieniu do składników dostępnych na wybranej liście. Oznacza to, że jeżeli dany składnik wynagrodzenia nie jest dostępny na liście, nie zostanie od niego naliczone należne wynagrodzenie urlopowe. Aby taki składnik został uwzględniony, należy utworzyć dla niego odpowiednią listę. Wynagrodzenie urlopowe jest umieszczane na odpowiedniej zakładce 'Składników wynagrodzenia', na ekranie szczegółów rozliczenia pozycji na liście płac. Prawidłowość uwzględnienia składników w wynagrodzeniu urlopowym można zweryfikować na raporcie zestawień podsumowujących z wynagrodzeń.

Sposób, w jaki zautomatyzowane jest wyliczanie wynagrodzenia urlopowego od składników zmiennych jest określony w kartotece osobowej pracownika (zakładka 'Składniki wynagrodzenia' na szczegółach dotyczących wybranej osoby). Wyliczone w ten sposób wynagrodzenie można zawsze odpowiednio skorygować, czy wyliczyć ponownie.

Jak rozliczać zasiłki macierzyńskie i wychowawcze (nowelizacja 2001)?

W celu poprawnego rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne dla osób na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński należy odpowiednio przygotować kartotekę takich osób, zgodnie z zasadami opublikowanymi w poradniku ZUS: 'Nowe Zasady Rozliczania Składek na Ubezpieczenia Społeczne Osób Przebywających na Urlopach Wychowawczych lub Pobierających Zasiłek Macierzyński' (aktualizacja: 4 czerwca 2001 r.). W celu demonstracji wykorzystany zostanie przykład z poradnika (Przykład 7):

Osoba pobrała zasiłek macierzyński za okres 1-14 czerwca, a następnie od 15 czerwca przebywała na urlopie wychowawczym. Osobie tej wypłacono zasiłki macierzyński oraz wychowawczy za czerwiec w tym samym miesiącu. Płatnik składek powinien złożyć za czerwiec:

- raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu 0110XX i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres 1-14 czerwca - w którym wykaże kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,

- raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu 0110XX i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres od 15 do 30 czerwca,

- raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu 1240XX - w którym obliczy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru równej kwocie wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,

- raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu 1211XX - w którym wykaże kwotę wypłaconego zasiłku wychowawczego, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w kwocie 16/30 najniższego wynagrodzenia) oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (odpowiadajacą kwocie wypłaconego zasiłku wychowawczego) oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby poprawnie rozliczyć powyższy przykład, należy:

1. W kartotece osoby, na zakładce 'ZUS II' zaznaczyć i wybrać, dla zasiłku wychowawczego i macierzyńskiego, zestaw zasad podlegania i finansowania składek wraz z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia. Tylko osoby z wybranymi zasadami i kodem tytułu można dopisać do rozliczeń z ZUS z tytułu nowelizacji rozliczania zasiłków macierzyńskich i urlopów wychowawczych.

2. Na zakładce ''Przerwy/świadczenia' i podzakładce 'Świadczenia' należy dopisać następujące pozycje:

a. '311 - Zasiłek macierz. z ub. chor.', '1-6-2001' do '14-6-2001'

b. 'X_3 - Zasiłek wychowawczy', '15-6-2001' do '30-6-2001'

3. Na zakładce ''Przerwy/świadczenia' i podzakładce 'Absencje' należy dopisać pozycję urlopu wychowawczego:

a. '121 - Urlop wychowawczy § 1', '1-6-2001' do '14-6-2001'

4. Na zakładce ''Przerwy/świadczenia' i podzakładce 'Nowelizacja 2001' należy dopisać następujące pozycje:

a. 'Y_A - Rozlicz. zas. macierz. z ZUS (em./rent.)', '1-6-2001' do '14-6-2001'

b. 'Y_B - Rozlicz. zasiłku wych. z ZUS (zdrow.)', '15-6-2001' do '31-6-2001'

c. 'Y_C - Rozlicz. urlop wych. z ZUS (em./rent.)', '15-6-2001' do '31-6-2001'

Pozycje o kodach 'Y_A', 'Y_B', 'Y_C' nie są eksportowane do programu Płatnik, natomiast umożliwiają one utworzenie odpowiedniego rozliczenia dla ZUS, które jest eksportowane. 'Y_A' rozlicza składki na ub. emerytalne i rentowe za zasiłek macierzyński (od kwoty zasiłku), natomiast 'Y_B' i 'Y_C' rozliczają składki na ub. emerytalne i rentowe za urlop wychowawczy (od kwoty minimalnego wynagrodzenia), oraz ub. zdrowotne (od kwoty zasiłku wychowawczego).

5. Należy otworzyć ekran 'Wynagrodzenia - Listy Płac/Rozliczenia' i dopisać następujące listy płac/rozliczenia (wszystkie od '1-6-2001' do '30-6-2001'): a. 'Świadczenia w razie chor./macierz.', b. 'Zasiłek wychow. i pozostałe świadcz.', c. 'Rozliczenie zas.macierz.(now.2001)', d. 'Rozliczenie url./zas.wych.(now.2001)'.

6. Do wszystkich czterech dopisanych list płac/rozliczeń należy dopisać wybranego pracownika (w przypadkach a. i b. najwygodniej wybrać dopisywanie świadczenia dla pracownika - wtedy dostępne świadczenie zostanie dopisane automatycznie, w przypadkach c. i d. należy wybrać samego pracownika - wtedy, ponieważ do tych rozliczeń można dopisać więcej niż jedno świadczenie dla jednej pozycji rozliczenia, wszystkie zdefiniowane w kartotece i dostępne na rozliczeniu świadczenia zostaną również dopisane automatycznie).

Po wykonaniu całej powyższej sekwencji czynności rozliczenia z ZUS dotyczące wybranej osoby są kompletne i można je wyeksportować do programu Płatnik. Należy zaznaczyć, że wypłaty świadczeń dla pracownika pracodawca dokonuje na podstawie list płac a. i b., natomiast na listach c. i d. , będących wyłącznie rozliczeniem z ZUS, kwota do wypłaty jest zawsze równa zero.

Jak rozliczać przekroczenie rocznej podstawy wymiaru ub. emerytalnego i rentowego?

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru ubezpieczenia emerytalnego i rentowego jest uwzględniane automatycznie przy wyliczaniu pozycji na liście płac jeżeli jest ono umieszczone(zdefiniowane) na zakładce 'Przerwy/świadczenia' na podzakładce 'Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru ubezpieczenia emerytalnego i rentowego'. Dodatkowo, przekroczenie zdefiniowane na tej podzakładce jest weryfikowane przez raport weryfikujący listy płac.

Fakt przekroczenia rocznej podstawy wymiaru jest także sygnalizowany w momencie dopisywania zatrudnionego do listy płac.

Jak rozliczać zaniechanie poboru zaliczki na podatek dochodowy?

Zaniechanie poboru zaliczki na podatek dochodowy jest uwzględniane automatycznie przy wyliczaniu pozycji na liście płac jeżeli jest one umieszczone(zdefiniowane) na zakładce 'Przerwy/świadczenia' na podzakładce 'Zaniechanie poboru zaliczki na podatek dochodowy'. Dodatkowo, zaniechanie zdefiniowane na tej podzakładce jest weryfikowane przez raport weryfikujący listy płac.

Jak rozliczać właściciela gdy zadeklarowana podstawa jest wyższa niż 60 proc. przec. wynagrodzenia?

Wyliczenia kwoty zadeklarowanej dla właściciela dokonuje się na podstawie formuły zdefiniowanej w kartotece osobowej. Domyślnie dla nowo dopisanego właściciela dopisywana jest formuła 1,000 * 'Min. pdst. wymiaru składek ub.' (ekran 'Szczegóły Dotyczące Wybranej Osoby', zakładka 'Rozliczenia' - 'Formuły proste'), czyli rozliczenie jest dokonywane od aktualnej kwoty 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, wprowadzanej na ekranie 'Konfiguracja Wynagrodzeń i Rozliczeń', 'Parametry Wyliczeniowe' - 'Kwota Min. Pdst. Wymiaru Składek Ubezpiecz. - Działalność Gosp.'.

W przypadku gdy faktycznie zadeklarowana kwota różni się (jest większa) niż kwota minimalnej podstawy wymiaru, należy do kartoteki właściciela wprowadzić nową zmienną i zdefiniować dla niej wartości. Wprowadzenia nowej zmiennej dokonuje się na ekranie 'Definiowanie Zmiennych Dot. Wynagrodzenia/Rozliczeń dla Zatrudnionego', dostępnym po wybraniu opcji menu 'Działania' - ''Definiowanie Zmiennych Dot. Rozliczeń dla Właściciela'. Nazwa wybrana dla zmiennej nie ma znaczenia, ale powinna być łatwo rozpoznawalna dla osoby rozliczającej - np. 'Kwota zadekl. - Kowalski'.

Po wprowadzeniu wartości dla nowej zmiennej można ją dopisać do formuły w kartotece osobowej (tzn. zamienić w formule zmienną 'Min. pdst. wymiaru składek ub.' na 'Kwota zadekl. - Kowalski'). Kwota dla nowej zmiennej zostanie odpowiednio wyliczona i wstawiona przy dopisywaniu właściciela do listy płac/rozliczenia 'Rozliczenia właścicieli (kw.zadekl.)'.

Pozostałe pytania

Jak wyeksportować dane do programu Płatnik?

Eksportu danych rozliczeniowych i zgłoszeniowych dokonuje się na ekranie wybieranym opcją menu 'Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Eksport Danych Rozliczeniowych i Zgłoszeniowych'. W przypadku danych rozliczeniowych można eksportować zarówno dane dotyczące zatrudnionych i rozliczających się wspólnie z zatrudnionymi właścicieli, jak i samych właścicieli, oddzielnie. Odpowiednie raporty DRA, RCA/RNA, RZA, i RSA są tworzone automatycznie na podstawie zawartości list płac i rozliczeń.

W przypadku danych zgłoszeniowych, odpowiednie formy (ZUA/ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA/ZCZA) są tworzone na podstawie wyboru użytkownika (opcje menu 'Działania), oraz zawartości kartoteki osobowej. W przypadku danych zgłoszeniowych firmy, formy ZPA/ZFA są tworzone na podstawie danych aktualnie wybranej firmy. W przypadku niektórych umów cywilnoprawnych (zlecenia i agencyjnych), eksportu danych zgłoszeniowych należy dokonywać z rejestru umów cywilnoprawnych (opcja menu 'Zadania', 'Kartoteki Dodatkowe', 'Rejestr Umów Cywilnoprawnych'). Służą do tego odpowiednie opcje menu 'Działania'. Po pomyślnym eksporcie wyeksportowane dane jest dostępne zarówno w programie Płatnik, jak i na ekranie eksportu, jako podsumowanie, oraz szczegółowa zawartość pliku.

Warto pamiętać o opcji 'Dopisz do Zawartości'. Zaznaczenie tej opcji umożliwia tworzenie połączonych zestawów dokumentów. W przypadku dopisywania, zapis do pliku eksportu (w katalogu programu Płatnik) nie jest dokonywany automatycznie po przygotowaniu danych, ale należy tego zapisu dokonać samemu po przygotowaniu całej zawartości eksportu.

Jak zaimportować dane zgłoszeniowe z programu Płatnik?

Jednym z podstawowych elementów programu Płatnik jest wystandaryzowany schemat magazynowania danych o ubezpieczonych w plikach '.kdu'. Jest to bardzo wygodne źródło informacji kadrowej. Nic dziwnego, że programy kadrowo-płacowe coraz częściej oferują możliwość zaimportowania danych do bazy kadrowej z tych plików. Ten program nie jest wśród nich wyjątkiem. Import danych z programu Płatnik polega na wskazaniu i odczytaniu pliku '.kdu' z którego ma zostać dokonany import, wskazaniu pozycji z pliku które mają zostać zaimportowane, oraz wybraniu opcji menu 'Działania', 'Importuj Zaznaczone Pozycje'. Odczytany plik jest analizowany ze względu na zawartość i użytkownik ma możliwość wybrania jednej lub wielu form zgłoszeniowych przed rozpoczęciem importu.

Jako identyfikator zatrudnionych jest wykorzystany nr PESEL. W przypadku gdy osoba o danym numerze PESEL już znajduje się w kartotece osobowej, jej dane zostaną uaktualnione. W przypadku gdy taka osoba znajduje się w więcej niż jednej pozycji kartoteki (np. jest zatrudnieniona na więcej niż jeden etat w różnych działach firmy), uaktualnione zostaną wszystkie takie pozycje.

Importu dokonuje się na ekranie wybieranym opcją menu 'Zadania', 'Wymiana Danych z Programem Płatnik', 'Import Danych Zgłoszeniowych'.

Jak korzystać z raportu podsumowującego wynagrodzenia?

Korzystając z raportu zestawień podsumowujących wynagrodzenia można, dla wybranego okresu w ramach roku sprawozdawczego i wybranych zatrudnionych, dokonać podsumowania wynagrodzeń. Dostępne jest zarówno podsumowanie ogólne, jak i podsumowanie w rozbiciu na zatrudnionych. Dodatkowo dostępne są również szczegółowe raporty podsumowania (również dostępne w rozbiciu na zatrudnionych) listujące wypłacone składniki wynagrodzenia, rozliczone umowy cywilnoprawne, świadczenia, przerwy, potrącenia, oraz, bardzo użyteczny raport zawierający listy płac na podstawie których wygenerowany został raport podsumowujący. Raport zestawień podsumowujących z wynagrodzeń daje kompletny przegląd rozliczeń firmy z zatrudnionymi, ZUS i urzędem skarbowym.

Raport zestawień kadrowych jest dostępny po wybraniu opcji menu 'Zadania', 'Wydruki Wynagrodzeń', 'Zestawienia Podsumowujące z Wynagrodzeń'.

Do czego służą zestawienia kadrowe?

Raport 'Zestawienia Kadrowe' służy do odczytu podstawowych danych o zatrudnionych z kartoteki osobowej. Podstawową zaletą tego raportu jest możliwość dowolnej selekcji zarówno kolumn raportu jak i pozycji na nim zawartych. Dzięki temu można przeglądać i drukować różne zestawienia dotyczące zatrudnionych, np. imiona i nazwiska osób rozliczanych roczną deklaracją PIT-40, daty urodzenia wszystkich mężczyzn w wieku powyżej 40 lat, czy też wszystkich kobiet w wieku od 20 do 30 lat zatrudnionych na stanowisku 'księgowa' i nie podlegających ubezpieczeniu chorobowemu z podstawowego tytułu ubezpieczenia. Lista danych możliwych do umieszczenia na tym raporcie sukcesywnie wzrasta w nowych wersjach programu.

Raport zestawień kadrowych jest dostępny po wybraniu opcji menu 'Zadania', 'Wydruki Kadrowe', 'Zestawienia Kadrowe'.

Jak zweryfikować poprawność utworzonych w miesiącu list płac?

Weryfikacji utworzonych w miesiącu list płac dokonuje się odczytując dla tego miesiąca 'Raport Weryfikujący Listy Płac'. Weryfikacja jest konieczna pomimo, że w momencie dopisywania zatrudnionego do listy płac wszystkie wartości związane z wynagrodzeniem tej osoby są automatycznie weryfikowane z kartoteką osobową, parametrami wyliczeniowymi, danymi konfiguracyjnymi i innymi listami płac utworzonymi wcześniej w miesiącu. Tylko w ten sposób można się upewnić przed wydrukiem listy płac, że wypłacona zostaje właściwa kwota, z której potrącone zostały właściwe kwoty na ubezpieczenia, właściwie została rozliczona zaliczka na podatek dochodowy, itd. Lista weryfikowanych problemów sukcesywnie wzrasta razem z pojawianiem się nowych wersji programu.

Wiadomość o problemie na raporcie weryfikującym listy płac niekoniecznie musi oznaczać faktyczny problem. Do weryfikującego należy ocena powagi problemu i ewentualne poprawienie danych.

Jak zautomatyzować numerację dokumentów?

Definiowania zasad dotyczących automatycznej numeracji dokumentów dokonuje się na odpowiedniej zakładce ekranu 'Szczegóły Dotyczące Firmy'. Użytkownik może wybrać automatyczną dokumentów lub nie. W zależności od tego wyboru pole 'Numer' przy wprowadzaniu nowego dokumentu będzie dostępne do edycji lub nie.

Format automatycznej numeracji definiuje się w kolumnach 'Data', 'Lp', oraz 'Dodatk. ciąg znaków'. Dla pierwszych dwóch z tych kolumn specyfikuje się format i miejsce wyświetlania w numerze informacji związanej z datą i liczby porządkowej w numerze. Np. jeśli w numerze chce się otrzymać rok na pierwszym miejscu, liczbę porządkową na drugim, można wprowadzić następujący format daty: 'rrrr/', pozycja '1' oraz format numeru '####0', pozycja '2'. Oznacza to, że pierwszy dokument w roku 2001 będzie miał numer: '2001/1', druga '2001/2', itd. Dodatkowo numer dokumentu można uzupełnić o dowolnie wybrany ciąg znaków (kolumna 'Dodatk. ciąg znaków'), np dodanie '/LP' na pozycji '3', spowoduje nadanie pierwszemu i drugiemu dokumentowi w 2001 roku numerów, odpowiednio: '2001/1/LP', oraz '2001/2/LP'. Przykładowe inne formaty dla daty to np. (r - cyfra roku, m- cyfra miesiąca, d - cyfra dnia): 'rrrr/m/d', lub 'rr/mm/'. Przykładowe formaty dla liczby porządkowej (lp.) to np. '00000', lub '####0' (pierwszy wyświetli liczbę 1 jako '00001', drugi jako '1').

Uwaga: (a) liczba porządkowa oznacza rzeczywisty numer kolejny dokumentu w danym roku. Liczbę porządkową można zmienić poprzez edycję kolumny 'Lp' na ekranie edycjiodpowiedniego dokumentu (np. dla ostatniej wprowadzonej listy płac na ekranie 'Listy Płac'). Każdy następny dokument otrzymuje numer porządkowy o jeden większy od poprzedniego, (b) przy wyliczaniu numeru dokumentu jako data jest przyjęty pierwszy dzień miesiąca dla którego jest on sporządzany (nie aktualna data).

Pracownik jest na dwóch listach płac i kwoty składek ZUS się w Płatniku nie zgadzają. Co robić?

Jeżeli w firmie w danym miesiącu były więcej niż jedna lista płac i pracownik wystąpił dwóch lub więcej z tych list, to składki wyliczone dla niego przez program mogą się różnić o grosze od składek wyliczonych przez program Płatnik. Jest to związane z tym, że składki w programie (oprócz FP i FGŚP) wyliczane są automatycznie niezależnie dla każdej z list i mogą wystąpić różnice wynikające z zaokrągleń. Program Płatnik rejestruje składki na poszczególne ubezpieczenia wyliczane od podstawy wymiaru, która może być sumą kilku wypłat. Raport weryfikujący listy płac (opcja menu 'Zadania', 'Wydruki Wynagrodzeń', 'Raport Weryfikujący Listy Płac' ) jednoznacznie identyfikuje takie sytuacje jeszcze przed eksportem danych do programu Płatnik.

W takiej sytuacji należy wybrać jedną z list płac i przełączyć na tej liście dla wybranych osób sposób wyliczania składek i podatku z automatycznego na manualny (opcja menu 'Działania', 'Zmień Sposób Wyliczania Pozycji - Automatycznie/Manualnie'), po czym należy 'ręcznie' skorygować kwoty zgodnie z kwotami podanymi na raporcie weryfikującym. Składki dla korygowanej listy powinny być różnicą między składkami wyliczonymi od sumy wypłat i wszystkimi poprzednimi składkami. Opcja manualnego ('z ręki') wprowadzania kwot stawek ZUS i zaliczki należnej na podatek dochodowy służy tylko i wyłącznie uzgodnieniu kwot składek i zaliczki w przypadku obecności zatrudnionego na więcej niż jednej liście płac w miesiącu.

Do wylistowania list płac na których znajduje się wybrany pracownik wygodnie jest skorzystać z raportu podsumowującego listy płac: opcja menu 'Zadania', 'Wydruki Wynagrodzeń', 'Zestawienia Podsumowujące z Wynagrodzeń'.